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CONTENIDOS
CAPITULOS DEL LIBRO ORATORIA CONTEMPRÁNEA: (click en un título para ampliar)

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APOSOS VISUALES

Basta concebir bien, con tiempo, dedicación y preocupación, para que nuestros pensamientos se vuelquen sin dificultad, en cualquiera de las formas de expresión oral o escrita. Para hablar bien es necesario tener algo que decir. Algo que uno maduró lenta y progresivamente, que llevó consigo al trabajo, a la cama, a la conversación cotidiana. ¿Cómo es posible olvidarlo?

Así no es necesario ser un experto para trasmitir lo que está digerido con esfuerzo y activa preocupación. Con toda intención recalco preocupación activa. No basta preocuparse. Es necesario actuar en forma productiva. Sentarse a pensar, vivir el problema. Leer, buscar, resumir, releer, meditar, escribir, ordenar, repetir, practicar.

Entonces sí, ya terminado y pulido nuestro tema, afrontar el compromiso de hablar con responsabilidad. Con un planeamiento correcto de un trabajo así elaborado, no puede haber fracasos de memoria. Seguramente así no harán falta notas ni apuntes. Las palabras fluyen pugnando por salir, las ideas que se elaboraron a conciencia solo necesitan autorización para anunciarse con fuerza, vigor, convencimiento.

Por eso es que la primera premisa de este capítulo creo que debería decir: usted no necesita notas. En una conferencia responsablemente asumida están de más.

Sin embargo hemos optado por un enunciado que implica alguna generosa concesión.

En el caso de que el orador tenga miedo de olvidarse el orden de su conferencia, o que haya planeado intercalar una cita larga o difícil de memorizar, podría ser necesario tener a mano un guión, o la trascripción de un párrafo completo.

En realidad escribo esto sin estar del todo convencido. El orden de una conferencia bien planeada –según hemos visto- solo requiere un pequeño esfuerzo de memoria, y las citas largas no son convenientes en el curso de una conferencia. Creo que es más honesto aceptar que hay oradores que, sobre todo al comienzo de su práctica necesitan un sostén psicológico; un bastón donde apoyar su natural y comprensible temor a afrontar su compromiso. También el trapecista en el comienzo de su carrera necesita una red. Pero piense cuánto más emocionante será su número cuando pueda prescindir de ella.

Ahora sí puede aceptarse la premisa definitiva: Trate de no usar apuntes. Pero eso sí, si necesita un apoyo, úselo ostensiblemente. No lo oculte o lo mire de reojo. Recuerde que lo está observando un juez implacable – el auditorio – que no acepta que pretendan engañarlo. Con él debe jugar limpio.

El guión lo elaborará uno a su manera. En general el consejo es que tenga letra clara y grande, y que siga el plan de la disertación en forma de temas o sub-temas, y no párrafos enteros, salvo en el caso de citas que deben reproducirse textualmente.

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TRATE DE NO USAR APUNTES
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La empresa 3M informa en una de sus investigaciones que las personas retienen solo un 10% de lo que oyen durante una presentación, y alrededor de un 20% de lo que ven, pero aproximadamente un 50% de lo que ven y oyen al mismo tiempo.

Es indudable que el uso apropiado de los apoyos visuales ayuda a mantener al público concentrado y aumentar su entendimiento y su retención. Pero debe usarlos bien. Las demoras y confusiones provocadas por las fallas en los equipos pueden arruinar la conferencia mejor planeada.

El Toastmasters International aconseja para los apoyos visuales:

- Evite usarlos demasiado: Utilícelos para realzar su discurso y no como sustituto.

- Háblele al público, no a la presentación visual.

- Deje las luces encendidas: Si es necesario reduzca la intensidad de la luz, pero asegúrese de que puede ver a su público, y de que ellos puedan verlo a usted.

- Todos en la sala deben lograr ver sin dificultad las proyecciones: Use letras suficientemente grandes como para que todos puedan leerlas

- Haga gráficos sencillos: Limítese a puntualizar una cosa importante por gráfico

- Ilustre solamente los puntos clave de su discurso: si se usan demasiados apoyos visuales pierden impacto.

- Practique utilizar apoyos visuales antes de la conferencia: Esté absolutamente seguro de la tecnología a utilizar.

- Tenga un plan de emergencia: Inclusive la mejor planificación no puede asegurarle que no habrá fallas en los equipos. Esté preparado para cubrirse si los equipos fallan.

Existe una amplia gama de posibilidades para decidir en cada caso qué apoyos visuales serán más convenientes.

Material impreso:

La entrega previa de una hoja impresa para la ocasión, habla del respeto y la dedicación del orador para con su público. Puede ser el resumen de lo que usted se propone disertar, un artículo fotocopiado que profundice o afirme más conceptos, un cuadro sinóptico que simplifique y aclare, o cualquier otra forma de apoyo a sus palabras.

Su mayor ventaja puede ser la de evitar la pérdida del contacto visual con un auditorio que deba tomar apuntes. Su mayor desventaja es que pueden distraer a los oyentes y desviar la atención directa al orador.

Por supuesto jamás deben repartirse durante la presentación. Siempre debe hacerse antes de comenzar, o después, y en ese caso aclarando que no es necesario tomar apuntes ya que se ha previsto su distribución al retirarse.

Pizarrón o pizarra con marcadores:

Se usan solo para apoyarse en la aclaración de temas o ejemplos que surgen espontáneamente durante la disertación.

Sin duda su ventaja mayor es la de su sencillez y fácil disponibilidad, y su gran desventaja es la pérdida de contacto con el público mientras se escribe.

En todos los casos durante la preparación de su disertación tenga claro cómo y cuándo va a usar el pizarrón. Escriba con letra clara lo mejor posible y trate de no tener que borrar o hacerlo solo cuando no puede evitarlo.

Si bien no están al alcance de todos, los nuevos equipos electrónicos para presentaciones audiovisuales ya son accesibles en nuestro medio. La pizarra blanca sofboard de Panasonic, por ejemplo, tiene scanners instalados que permiten que mientras uno escribe sobre ella,, esto aparezca instantáneamente en su PC o MAC. Una vez que está allí se puede archivar, imprimir, cortar y pegar, o enviarla por e-mail o fax, o hasta compartirla a través de una red a múltiples sitios.

Rotafolios:

Se usan de manera similar a los pizarrones, pero con la ventaja de que pueden guardarse las hojas ya escritas y que no es necesario borrar.
Tenga en cuenta que la letra manuscrita es a menudo difícil de leer. Además el rotafolios solo debe usarse con poco público por la limitación del tamaño de la letra que puede utilizarse.

Retroproyector:

. Es económico y ágil. Rápidamente pueden elaborarse o modificarse las filminas, y es posible escribir y dibujar espontáneamente sobre las mismas.

Se aconseja diagramar poco texto en la transparencia. Lo ideal son 6 a 10 líneas escritas con letra no menos de 7mm. de alto.

En general es útil tener en cuenta la misma regla del siete que se mencionará al hablar de proyecciones..

Sin duda es necesario saber usar el retroproyector. La técnica es sencilla, pero los errores que se cometen con su uso son muchos: obstruir la visión, oscurecer demasiado la sala, molestar al auditorio con la luz intensa del aparato, hablar mirando la proyección, movilizar la filmina mareando al auditorio y pretender informar demasiado a través de la imagen.

Actualmente se consiguen modelos de retroproyectores adecuados para cada necesidad o presupuesto. Desde el standard de mesa, hasta el ultra brillante de 8000 lúmenes. El Petro Plus con zoom CX 500 de Kodak es portátil y permite aumentar hasta 160% los originales.
Otra novedad es el alimentador de trasparencias, que permite controlar nuestra presentación desde cualquier lugar de la sala a través de su control remoto infrarrojo.

Proyector de diapositivas:

Su ventaja mayor es la de proporcionar imágenes color de excelente calidad y alta resolución.

Las diapositivas son útiles en conferencias de arte, de historia, de divulgación científica y especialmente en la docencia, cuando con frecuencia las clases sobre diferentes temas se repiten en forma cíclica, y pueden ser preparadas, ordenadas, adecuadas y organizadas con mucha anticipación.

Al hacer el buceo bibliográfico de un tema determinado, encontraremos sin duda, gráficos, fotografías, esquemas, etc., que pueden ser muy útiles para apoyar nuestras palabras. Inmediatamente deben ser señalados y reproducidos. A veces nuestro propio esquema del desarrollo de la conferencia, o nuestro cuadro elaborado para sintetizarla, son muy valiosos para ilustrar la explicación de un tema. Todo esto lleva tiempo, y no puede improvisarse. Máxime teniendo en cuenta que después habrá que producirlas, ensamblarla y aprender su ubicación dentro del desarrollo de la disertación.

Las desventajas del uso de diapositivas dependen casi exclusivamente de la inexperiencia o de la falta de preocupación por hacerlo bien de quien las usa.

Antes de disparar con control remoto, o de ordenar el cambio de una diapositiva es necesario saber cuál es y qué debe decirse sobre ella. Un buen rato antes deben ser colocadas en el proyector y probadas. A veces hay imponderables cuyo descuido resulta muy claro durante la exposición: un marco que no entra, una diapositiva al revés, una foto corrida de su marco, el proyector que se atasca o funciona mal, etc. Todo esto distrae y desluce la conferencia mejor planeada.

Multimedia:

Con el desarrollo de la informática, podemos contar con sofware relacionado con presentaciones en computadoras. (ej: Power Point)

Por medio de programas diseñados al efecto, se preparan las diferentes diapositivas con las frases, dibujos -animados o no- y gráficos que se desean exhibir y esto se trasmite a través de un cañón de proyección.

Sin lugar a dudas ésta es la mejor manera de ilustrar una presentación.

La preparación de una diapositiva con Power Point es sencilla. Requiere un poco de práctica, pero sus ventajas la hacen poco menos que irremplazable en el momento actual. En el ámbito empresarial ya no se concibe armar una presentación sin este aporte. Se puede elegir un autodiseño, aceptar una planilla prediseñada o manejarse con un asistente del mismo programa.
Las proyecciones deben tener pocos renglones, pocas palabras por renglón, usarse con moderación y poder interpretarse con rapidez . Esto se conoce mundialmente como la regla del siete.


oratoria apoyos visuales

También es importante tener en cuenta el tamaño de las letras aceptadas como apropiadas para la confección de las proyecciones, y algunos consejos que nuestra Academia propone en las presentaciones profesionales y/o empresariales.

Tamaño de las letras:

12 al 18 : Ilegible
24 : Mínima
32 a 36 : Recomendable
44 : Títulos
54 : Está gritando

Finalmente transcribo los consejos sintetizados por APOC para las proyecciones profesionales o empresariales:

- Sintéticas, escuetas, sobrias
- En general no más de tres colores
- Letra clara sobre fondo oscuro (o al revés)
- Use mayúscula y minúscula, sin negrita
- Gráficos con notas mínimas
- Sólo lo imprescindible sin demasiado alarde técnico
- "Cada palabra debe ser brillante, cada frase decisiva"

Los colores deben resaltar títulos y subtítulos y deben ser vistas y leídas por todo el auditorio. La calidad de la proyección es importante, pero es preferible perder parte de ella, para no perder el diálogo visual y la comunicación establecida con el auditorio. Usted. puede atenuar la luz pero no apagarla. Las imágenes sirven para reforzar la palabra, no para lucirlas. Tampoco deben ser "machetes " iluminados o ayuda memoria, y mucho menos excusa para escondernos del público.
Una vez armada la presentación, es muy útil poder guardarla, modificarla, cambiar el orden, sumarle o restarle proyecciones, combinarlas con otras presentaciones y trasportarlas en un Pen Drive Finalmente una recomendación: pásese usted mismo las proyecciones. Existen dispositivos muy accesibles en precio y complicación, que evitan la necesidad de contar con un colaborador entrenado para entenderse en los momentos del cambio de imagen.

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LAS PROYECCIONES TIENEN CÓDIGOS INTERNACIONALES
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Objetos o material ilustrativo:

Es muy frecuente que en bien de la claridad de la exposición, acompañemos nuestra plática con elementos visuales que decididamente proporcionamos para ilustrar la palabra. En una conferencia médica, un aparato moderno; si se trata de historia, un mapa; si nos referimos al arte, la reproducción de un cuadro famoso o de un trabajo arquitectónico; en un informe empresarial, la presentación de un nuevo producto, etc.

Es necesario en estos casos tener presentes algunas consideraciones que reconocemos de positivo valor y que trataremos de resumir a manera de premisas:

- Mantenga el material ilustrativo fuera de la vista hasta presentarlo en el momento oportuno

- Cuando ya no lo necesite, coloque la muestra si es posible, fuera de la vista del público.

- No fije la vista en el objeto mientras habla. Ud. intenta comunicarse con el auditorio, no con los objetos.

- Asegúrese que el material empleado tenga un tamaño suficiente para que todos los asistentes puedan distinguirlo con claridad.

- Nunca haga circular un objeto mientras está hablando. Es probable que no vuelva a recuperar la atención del público

- No abrume al auditorio con exceso de material

- Tenga prevista la posibilidad de que fracase alguno de los recursos ilustrativos (serenidad, comprensión, replanteo).

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LO QUE VAYA A MOSTRAR NO DEBE ESTAR A LA VISTA, NI CIRCULANDO MIENTRAS USTED HABLA
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Para terminar este capítulo quisiera hacer algunas reflexiones personales:

Acabo de releerlo. Está bien. Técnico y frío. Todo lo que está escrito vale. Pero hay muchas cosas propias de la experiencia personal que faltan.

Falta decir la infinidad de errores que yo mismo cometía antes de estudiar a fondo oratoria, y la gran cantidad de horrores que sigo observando en gente preparada, docentes, empresarios y profesionales de trayectoria reconocida.

Como auditorio puedo asegurar que son muy pocos los que manejan bien los apoyos visuales. Después de haber leído con prolijidad este capítulo, obsérvelo Ud. mismo. Están los que no se preocuparon por "visualizar" su conferencia, los que abruman con su exceso, los que las preparan mal y a último momento, los que no prueban los elementos técnicos, y no adoptan ningún recaudo por las naturales contingencias inesperadas, los que no prevén que puedan ser vistos por todo el auditorio, los que hacen circular objetos "perdiendo" a su público, y muchos horrores más que solo con pensar Ud. mismo puede ahora reconocer. Naturalmente que para poder reconocer nuestros errores es necesario una pequeña cuota de humildad, y una gran cuota de elasticidad para poder cambiar nuestras costumbres a veces muy arraigadas.

Con el avance de los elementos técnicos, aparece también un nuevo riesgo, ya no por defecto sino por exceso. Exceso de confianza en que los medios audiovisuales reemplazarán con ventajas al orador. Y esto nunca va a ser posible.

Sin duda pueden hacer más agradable o interesante una presentación, pero no debe permitirse que se conviertan en los protagonistas de sus charlas.

El orador es - debe ser- el mejor audiovisual de una conferencia.

 

 


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